Informativa sul trattamento dei dati personali

La presente informativa descrive in modo trasparente come e perché ValicoLab tratta i tuoi dati personali, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

1. Titolare del trattamento

ValicoLab Associazione
Sede legale: Piazza Francesco Solari 8, 20812 Limbiate (MB)
Codice Fiscale: 91159810158
Email: info@valicolab.it
Rappresentante legale pro tempore: Riccardo Casati

2. Tipologia di dati trattati

Raccogliamo esclusivamente i dati necessari alle finalità descritte di seguito (principio di minimizzazione):

• Dati anagrafici: nome e cognome
• Dati di contatto: indirizzo email, numero di telefono
• Dati professionali: azienda o organizzazione di appartenenza, ruolo, settore di attività
• Codice Fiscale e/o Partita IVA, ove necessario per adempimenti amministrativi o fiscali
• Dati relativi al pagamento della quota associativa e/o della partecipazione agli eventi
• Eventuali ulteriori dati forniti volontariamente dall'interessato durante le attività associative

3. Modalità di raccolta dei dati

I dati personali sono raccolti attraverso i seguenti canali:

• Piattaforma di pagamento Stripe, in fase di adesione all'associazione e iscrizione agli eventi
• Moduli cartacei compilati in occasione degli eventi
• Interazioni dirette con l'associazione (email, telefono, comunicazioni personali)

Qualora l'associazione decida in futuro di utilizzare ulteriori strumenti digitali per la raccolta dati (es. moduli online), la presente informativa sarà aggiornata prima dell'attivazione dello strumento.

4. Finalità del trattamento e basi giuridiche

a) Gestione del rapporto associativo e partecipazione agli eventi
Gestione dell'iscrizione all'associazione e agli eventi; organizzazione logistica; comunicazioni operative; gestione amministrativa e fiscale; tenuta del registro soci; gestione del pagamento della quota associativa e/o della partecipazione agli eventi.
Base giuridica: esecuzione di un contratto o misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR); obblighi di legge (art. 6.1.c GDPR).

b) Invio di comunicazioni informative su eventi e iniziative
Aggiornamenti su nuove attività, eventi futuri e iniziative di ValicoLab.
Base giuridica: consenso dell'interessato (art. 6.1.a GDPR), liberamente revocabile in qualsiasi momento senza pregiudizio per la partecipazione alle attività associative.

c) Documentazione visiva degli eventi (foto e video)
Durante gli eventi possono essere scattate fotografie o realizzati video a fini documentativi e di comunicazione istituzionale (es. pubblicazione su sito web, canali social, newsletter). Le riprese hanno carattere ambientale e di gruppo: non vengono realizzati ritratti individuali o contenuti che associno singole persone a dichiarazioni o endorsement.
Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR), consistente nella documentazione e promozione delle attività associative, bilanciato con le ragionevoli aspettative dei partecipanti a un evento professionale di networking. L'interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento (art. 21 GDPR).

d) Legittimo interesse organizzativo
Miglioramento dell'organizzazione delle attività, garanzia della sicurezza degli eventi, tutela dei diritti del Titolare.
Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR).

5. Destinatari dei dati

I tuoi dati potranno essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, alle seguenti categorie di soggetti:

• Membri del consiglio direttivo e collaboratori interni autorizzati
• Stripe Payments Europe, Limited (fornitore del servizio di pagamento)
• Google Ireland Limited / Google LLC (Google Workspace, per l'archiviazione di documenti amministrativi quali il libro soci)
• Aruba S.p.A. (fornitore di hosting del sito web e delle caselle di posta elettronica dell'associazione)
• Consulenti amministrativi, fiscali e legali dell'associazione
• Autorità pubbliche competenti, nei soli casi previsti dalla legge

I dati non vengono ceduti a terzi per finalità commerciali.

6. Modalità di trattamento

Il trattamento avviene mediante strumenti cartacei, informatici e telematici, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e integrità previsti dal GDPR. Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza dei dati.

7. Periodo di conservazione

I dati vengono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono stati raccolti, e in ogni caso:

• Dati relativi alla partecipazione agli eventi e al rapporto associativo: per tutta la durata dell'iscrizione all'associazione e per i 5 anni successivi alla cessazione, salvo diversi obblighi di legge
• Dati necessari per adempimenti fiscali e amministrativi: 10 anni dalla relativa operazione, ai sensi della normativa tributaria
• Dati trattati sulla base del consenso per comunicazioni promozionali: fino alla revoca del consenso
• Materiale fotografico e audiovisivo: per la durata delle attività comunicative dell'associazione, salvo opposizione dell'interessato

8. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

Alcuni strumenti digitali utilizzati dall'associazione comportano il trasferimento di dati verso Paesi extra UE:

• Stripe Payments Europe, Limited: trasferimento dei dati relativi ai pagamenti verso Stripe, LLC (Stati Uniti), regolato dal Data Processing Agreement di Stripe, che incorpora le Clausole Contrattuali Standard (SCC) adottate dalla Commissione Europea (Decisione 2021/914) e/o il Data Privacy Framework UE-USA.
• Google LLC (Google Workspace): trasferimento verso gli Stati Uniti per i servizi di archiviazione documentale, regolato dal Cloud Data Processing Addendum (CDPA) accettato dal Titolare, che incorpora le Clausole Contrattuali Standard.

Aruba S.p.A. (hosting del sito ed email) non comporta trasferimento extra UE: i dati sono conservati esclusivamente in data center situati in Unione Europea, in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, nomina incorporata nel contratto di fornitura dei servizi.

Il Titolare garantisce che tali trasferimenti avvengono nel rispetto delle garanzie previste dagli artt. 44 e seguenti del GDPR.

9. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati anagrafici e di contatto è obbligatorio per consentire l'iscrizione all'associazione e la partecipazione agli eventi. Il mancato conferimento rende impossibile la gestione del rapporto associativo. Il conferimento di dati professionali aggiuntivi è facoltativo.

10. Trattamenti automatizzati

Il Titolare non effettua trattamenti automatizzati né attività di profilazione ai sensi dell'art. 22 GDPR.

11. Diritti dell'interessato

In qualità di interessato, hai il diritto di:

• Accedere ai tuoi dati personali (art. 15 GDPR)
• Ottenere la rettifica di dati inesatti (art. 16 GDPR)
• Ottenere la cancellazione dei dati, nei casi previsti (art. 17 GDPR)
• Richiedere la limitazione del trattamento (art. 18 GDPR)
• Opporti al trattamento, anche in relazione all'uso di immagini basato sul legittimo interesse (art. 21 GDPR)
• Ricevere i tuoi dati in formato strutturato e portarli ad altro titolare (art. 20 GDPR)
• Revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudizio per la liceità del trattamento precedente alla revoca
• Proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it)

12. Modalità di esercizio dei diritti

Le richieste relative all'esercizio dei diritti possono essere inviate a: ValicoLab Associazione — info@valicolab.it.
Il Titolare risponderà entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta, salvo casi di particolare complessità.

Ultimo aggiornamento: settembre 2026.

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